Hızla büyüyen ve dijitalleşen dünyada profesyonel iş yapan şirketlerin, bu dünyaya ayak uydurması ve dijital dünyaya uyumlu imajını doğru şekilde yansıtması gerekir. İşletme E-postaları kişisel hesaplardan farklı olarak şirket adını içerir. Şirket alan adı ile oluşturur ve genellikle yapı “@şirketadı.com” veya “@şirketadı.com.tr” şeklindedir. Bu kurumsal mail hesapları POP veya IMAP olarak kullanılabilirler. Peki şirket mail hesapları ile bireysel hesaplar arasındaki fark nelerdir?
Kurumsal Ve Kişisel E-posta Hesapları Arasındaki Farklar
Kişisel hesabınız size özeldir. Şirket hesabı ise şirkete özeldir ve o hesaptan spesifik ihtiyaçlarınızı karşılayamazsınız. Hotmail, Gmail gibi bireysel kullanım için ideal olan servisleri kurumsal hesabınız için kullanmamalısınız. Bir şirket için gereken güveni vermeyen bu servislerde insanlar istedikleri öntakıyı oluşturabilirler. Fakat kurumsal E- posta tamamen şirketinize özeldir ve bir başkası aynı isimde herhangi bir hesap sahibi olamaz. Bireysel Gmail hesabı ile Google hizmetlerinin hepsine erişebilirken şirket hesabınızla bunu yapamazsınız. İşletme E-posta hesabı Google hesabı değildir.
Kurumsal E- Posta Kullanımının Faydaları
- Kurumunuz içinde kullanılan tüm mail hesaplarını hızlı ve güvenli şekilde yönetmenizi sağlar.
- Maillerin silinmesi durumunda onları tekrardan geri yükleyebilirsiniz. Kurumsal mail servislerinde yapılan görüşmeler 7 gün geriye dönük yedeklenir. Bu sayede verilerinize kolayca ulaşabilirsiniz.
- İşlerinizin aksamaması adına optimize edilmiş bu sistem ile mevcut disk kapasitenizi tanımlayarak her alan için farklı kotalar belirleyebilirsiniz.
- Gelen mailler ilk olarak spam filtresinden geçerek hesabınızın güvenliği işin en başında sağlanmış olur.
İşletme E-Postanızın Güvenliği İçin
İlk önce yapılması gereken çok güçlü, benzersiz bir şifre oluşturmaktır. Doğum tarihi, isim gibi kişisel bilgilere yer vermeden rakam, büyük-küçük harf, noktalama işaretlerinin yer aldığı tahmin edilmesi zor şifreler seçmelisiniz.
İki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirerek hesabınız için koruma sağlayabilirsiniz. İki faktörlü kimlik doğrulama Instagram gibi sosyal medya platformlarında da kullanılan bir güvenlik sistemidir. Bu sistem etkin olduğu müddetçe şifre ile hesaba giriş yapıldıktan sonra belirtilen telefona veya e-posta adresine bir kod gelir. Bu kodun girilmesi sonucunda mail hesabına giriş yapılır. Aksi takdirde hesaba giriş engellenir. Hesap güvenliği için oldukça kullanışlı olan iki faktörlü kimlik doğrulaması ile şirket hesabınıza siz istemeden kimse giriş yapamaz.
Hesapların çalınması veya bloke edilmesi için siber saldırılar büyük çapta organizasyonlarla dahi yapılmaktadır. Herhangi bir mail yoluyla dahi hesabınıza zarar verebilirler. Bir mail ile gelen bağlantının veya ekin mutlaka güvenli bir program ile ön izlemesi yapılmalıdır. Bu gibi durumların önüne geçmek ve size zarar verecek dosyaların hesabınıza giriş yapmasını engellemek için mutlaka sezgisel analiz yapabilen veya imza tabanlı güvenlik uygulamaları kullanılmalıdır. Kurumsal tablet, bilgisayar gibi ürünlerde antivirüs programları yer almalı ve güncellemeler sıklıkla yapılmalıdır.
Siber saldırılar için sıklıkla kullanılan hediye, kampanya veya tehdit içerikli mesajlar asla açılmamalıdır. Bu uyarının kurumsal hesabı kullanan tüm bireylere yapılması da şirket açısından önemlidir. Ayrıca kurumsal verilerin yer aldığı hesaplarda kriptolama sağlayan özel yazılımlar kullanılmalıdır. Kriptografi kelimesi Yunanca bir kelimedir ve şifreleme anlamına gelir. Kriptolama ise verilerin yabancılar tarafından okunmasını önlemek adına anlamsız metinlere dönüştürülmesi işlemidir. Bunu sağlayan eklentiler şirketinizin verilerini korurken bilgilerinizin siz dışında herhangi bir kaynağa ulaşmasını engeller.
Şifresiz, açık Wi-Fi alanlarında, İnternet kafe gibi herkese açık alanlarda işletme hesabınıza girmemelisiniz. Bu tip alanlarda hesabınızın çalınması çok daha kolay ve anonim şekilde gerçekleşir.
Güvenli E-posta kullanımı için DMARC, SPF, DKIM gibi güvenlik araçlarını aktif edebilirsiniz.
DMARC Nedir?
Gelen bir mailin kanıtlanmış doğru bir göndericiden veya meşru olup olmadığını anlamanızı sağlar. Eğer gönderici güvenli değilse nasıl bir yol izlemeniz gerektiğini belirlemenize yardımcı olur. Hileli e-postaların önüne set çeker ve sizi siber saldırılara karşı korur.
SPF Nedir?
E-posta sahteciliğini anlamaya yarayan ve spam saldırıların önüne geçmeyi hedefleyen SPF, bir kimlik doğrulama biçimidir. Gönderilen sunucunun doğruluğunu ölçen SPF, işletme hesabı güvenliği için gönül rahatlığıyla kullanılabilir.
DKIM Nedir?
E-posta mesajının başlığına dijital imza ekleyerek çalışan DKIM, e-posta sahteciliğinin önüne geçmeyi hedefleri. DNS kaydında bulunan genel şifreleme anahtarı tarafından doğrulanan imza ile doğruluğu netleştiren DKIM da diğer sistemler gibi siber saldırıları önlemek için kullanılır.
