Şirketinizin sahip olduğu mail adreslerine ekleyeceğiniz kurumsal web mail imzalarının tasarımı ve içerikleri özenle hazırlanmalı. Çünkü çoğu zaman yeni müşteriler, halihazırdaki müşteriler ve iş ilişkilerinizde muhatap olduğunuz kişilere sizi yansıtan bir kimlik olarak görüldüğünü unutmamak gerekiyor. Sahip olduğunuz web sitesi uzantısı ile oluşturulan mail adreslerinin en alt kısmında yer alan imza bölümlerini oluştururken nelere dikkat etmek gerekiyor? İşte cevapları ve öneriler…
Kurumsal Web Mail İmza Nedir?
Kurumsal web sitesinin uzantısına sahip; mail adreslerinin gönderimi sırasında kullanılan; sizi ve şirketinizi tanıtan, bilgi veren bölümler olarak tanımlanır. HTML gibi farklı türlerde hazırlanabilen imza bölümlerinde temelde 4 ana unsur yer alıyor;
İsim ve soyad,
Ünvan,
Şirket adı (logo ya da amblem),
Şirket logosu,
İletişim bilgileri.
Sıralananlar temel olarak tüm imza bölümlerinde bulunması gereken ana kategoriler olarak düşünülebilir. Ancak her birini hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler bulunuyor;
Kurumsal Web Mail Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli?
Web mail imzası hazırlarken en sık yapılan yanlışlardan birisi; iletişim bilgileri bölümünü gereksiz ayrıntılarla doldurmaktır. İletişim bilgileri kısmında mümkün olduğunca net ve kolayca erişim sağlanabilecek araçlara yer verilmeli;
Sabit telefon,
GSM,
Sosyal paylaşım hesapları,
Web sitesi adresi
Sabit telefon
Şirkete ait sabit telefon numarası mutlaka yer alması gereken unsurlar arasında görülür. Özellikle şirketin sabit bir telefona sahip olması güven göstergesi olarak değerlendirilir. Ancak bu noktada dikkat edilmesi gereken ilgili kişinin dahili numarasının da mutlaka imza bölümüne eklenmesi olacaktır. Geniş bir çalışan kadrosuna sahipseniz, hem operatörün meşgul edilmemesi hem de arayan kişinin erişmek istediği kişiye çabucak ulaşması açısından oldukça önemli bir unsurdur.
GSM
Eğer yapılan iş, müşterilerilerle hızlı biçimde iletişime geçmeyi gerektiriyorsa mutlaka imza kısmına cep telefonu numarası eklemek gerekiyor. Öte yandan, yapılan iş sıklıkla dışarda bulunmayı gerektiriyorsa bu durumda da imza kısmına GSM numarası eklemek önemlidir.
Sosyal paylaşım hesapları
Şirketin sahip olduğu sosyal paylaşım ağlarına ait hesap uzantılarını eklemek, müşterilerinizin sizin hakkında daha fazla bilgi sahibi olmasına yardımcı olur. Öte yandan, sosyal ağlarınıza da yeni takipçi sağlaması açısından da önemli görülür.
Web sitesi adresi
Şirketin sahip olduğu web sitesinin uzantısı da imza bölümünde yer alması gerekir. Söz konusu adresi imzaya eklemek, müşterilerin ürün ve hizmetlerinize ilişkin daha fazla bilgi edinmesine katkı sağlar. Aynı zamanda, web sitesi ziyaretçi sayınıza da katkı sunar.
İletişim bölümü dışında; ad ve soyad kısımları, ünvan, şirket adı kısımları da imza bölümünde mutlaka yer alması gerekiyor. İmzaları oluştururken mutlaka bir şablon hazırlanmalı ve tüm şirket çalışanlarının imza bölümleri bu şablon üzerinden oluşturulmalı.
İmza Nasıl Oluşturulur?
Dikkat edilmesi gereken hususlar oldukça önemli, peki imza nasıl oluşturulacak? Bunun için kullanabileceğiniz farklı yollar bulunuyor;
- Tasarım programında hazırlamak,
- HTML olarak hazırlamak,
- Özel imza tasarım programları,
Tasarım programında hazırlamak
Tasarım programı kullanarak imza bölümü oluşturulabilir. İmza bölümü 300 px boyutu geçmeyecek şekilde hazırlanıp, mail imza bölümlerine tanımlanabilir. Ancak oluşturacağınız imza kısmı; forward yapıldığında gösterimi konusunda sorunlar yaşanabilir. Bunun için en ideal olanı;
HTML olarak hazırlamak
HTML olarak imza hazırlamak için oluşturulmuş programlardan yararlanılabilir. Böylelikle hem kurallara uygun bir imza hazırlanabilir hem de imzanın görünmemesi ya da belirli bir bölümünün gözükmesi gibi teknik sorunların da önüne geçilir.
Özel imza tasarım programları
Web üzerinden kolayca erişebileceğiniz imza tasarım programları üzerinden de hoş ve estetik tasarımlara sahip imzalar oluşturulabilir. Mail adreslerinizin altında yer alacak olan imzaların; şirketin kreatif açıdan görünümüne de uyumlu olmasının oldukça önemli olduğu unutulmamalıdır.
